Допускается ли два экземпляра оригинала приказа

Оглавление:

Формируем и храним дела с перепиской организации


Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Правила оформления приказов

В скольких экземплярах составляется кадровый приказ?

Должен ли работник расписываться об ознакомлении на всех экземплярах или достаточно на том, что остается в отделе кадров? Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинник документа — это первый или единственный его экземпляр.
Таким образом, документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя компании (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) по правилам делопроизводства должны создаваться в одном экземпляре.

Это не договор (иной документ), который подписывается по числу сторон.

Следовательно, все остальные экземпляры — это копии документа. Согласно тому же ГОСТу копия документа — это его экземпляр полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Правовое поле подлинника документа и его копии

Сегодня я расскажу о правовом поле подлинника документа и его копии, а также можно ли считать копию документом.В первую очередь, рассмотрим определения терминов.Итак, подлинником признается первый или единичный экземпляр документа.

Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу.

Рекомендуем прочесть:  Путилково стало москвой

Обратите внимание, что копия— это документ, который в полном объеме воспроизводит подлинник, в том числе все его внешние признаки (полностью или частично), НЕ ИМЕЮЩИЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ.

Заверенная копия – это такая копия документа, которая ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ в случае наличия на ней реквизитов, проставленных в установленном законом порядке.Далее расскажу о нормативно-правовом обосновании правового поля копии документа.В рамках Федерального закона от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Продолжение. Начало в № 6 за 2012. Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера. В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы.
Наш словарик.

Сколько экземпляров приказа должно быть

Вам 1 с подписью и печатью ИП.

Сведения он сам обязан предоставлять. Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212 Людмила Высший разум (167790) 3 года назад ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам. Издает приказ о приеме вас на работу.

Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу. Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале? Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.
Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

Приказы по основной деятельности

Бланки и реквизиты готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений. Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации; название вида документа (ПРИКАЗ); дата издания; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы.

Оформление основной части приказа Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми

Рекомендуем прочесть:  Как рассчитываться алименты

Является ли нарушением оформление приказов в двух экземплярах?

Данные действия не являются нарушениями. Организация вправе самостоятельно урегулировать все вопросы делопроизводства в , таком как инструкция по кадровому производству. Законодательство не содержит требований по данному вопросу.

Обоснование Образовательная организация организует внутреннее делопроизводство по своему усмотрению.

Требования к оформлению распорядительных и локальных актов образовательной организации законодательство не содержит. Образовательная организация обладает автономией, под которой понимается самостоятельность в осуществлении образовательной, научной, административной, финансово-экономической деятельности, разработке и принятии локальных нормативных актов в соответствии с настоящим Федеральным законом, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и уставом образовательной организации (ч.

Образовательная организация принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения (далее — локальные нормативные акты)

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия».

1 ст. 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ».
ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее:

«При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Вопрос: Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу. Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу. Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера.

Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй — бухгалтеру. Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один. Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого — копии, должны ли быть заверены копии?

На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха? («Вопросы трудового права», N 9, сентябрь 2011 г.)

Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу. Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу.

Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера. Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй — бухгалтеру.

Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один. Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого — копии, должны ли быть заверены копии?

На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха? Указанные вами вопросы документооборота (в том числе между отделом кадров и бухгалтерией) регулируются не на законодательном уровне, а путем принятия локальных нормативных актов, в частности, инструкциями по делопроизводству.