Документооборот в excel

Документооборот в excel

Советы по работе в Excel для секретаря


Чаще всего секретарь использует приложение Microsoft Excel для создания журналов регистрации документов и разного рода таблиц. Однако возможности этого приложения гораздо шире. Как получить сумму значений ячеек, создавать формулы и строить диаграммы, рассказывается в этой статье. Всем хорошо известно, что Microsoft Excel — редактор таблиц.

Однако это приложение позволяет делать сложные статистические расчеты и работать с базами данных. Основной инструмент, с помощью которого Excel осуществляет расчеты, — это формула. Любое вычисление в приложении Microsoft Excel называется этим термином.

По умолчанию в программу встроено огромное количество формул, с помощью которых можно произвести все базовые математические, статистические, бухгалтерские, экономические и другие расчеты.

Однако пользователь в соответствии со своими задачами может составлять собственные формулы.

Личное хранилище информации на базе Excel

В вопросах тайм-менеджмента (ТМ) я придерживаюсь следующей точки зрения.

Считаю, что более важно выработать собственную удобную систему управления временем и рабочим пространством, чем копировать готовую методику.

При этом, естественно, знакомиться с существующими методами ТМ полезно, так как вы получите пищу для совершенствования и развития вашей системы.

Я использую базы данных на основе Excel вот уже более 10 лет. Приходя на новое место работы, я на основе пустографки создаю новую базу и постепенно заполняю ее файлами, созданными мною в процессе работы. Например, на последнем месте я работаю с августа 2005 года. За это время моя база разрослась до ≈ 8000 документов (рис.
1). Рис. 1. Справочник в «свернутом» виде Скачать заметку в формате , шаблон в формате Excel Справочник – это файл Excel, в котором создана структура (на рисунке обведена зеленым прямоугольником).

Первые три столбца листа Excel предназначены для номеров рубрик первого, второго и третьего уровней (рис. 2)

Microsoft Excel

Бухгалтерский учет на компьютере… Первое, что приходит в голову при этих словах, — это мысль о специальных программах. Далее возникают вопросы: какая программа может быть выбрана, сколько она будет стоить и как научиться в ней работать.

Итак, все приобретено, освоено, начата работа, и уже появились первые успехи.

Рано или поздно, но обязательно возникает еще один вопрос: где и как обновлять программу. Все бухгалтеры отлично знают, что в законодательство в области бухгалтерского учета постоянно вносятся изменения. Больше всего проблем создается из-за частого изменения форм отчетов, которые необходимо предоставлять в различные инстанции.

Легальное приобретение программы помогает не всегда. В этих случаях покупатель ожидает бесплатного обновления, но, к сожалению, многие производители бухгалтерского программного обеспечения предоставляют бесплатное обновление только на определенный период,

Автоматизация делопроизводства — не роскошь, а средство управления

Автоматизация делопроизводства — неизбежная необходимость. Советы, рекомендации и тонкости внедрения автоматизации делопроизводства в организации вы найдете в данной статье.

По оценкам российских консалтинговых компаний, за год количество удваивается, а количество бумажных — растет всего на 7%. Некоторые документы полностью переводят в электронный вид. И это касается не только первичной бухгалтерской документации, но и служебных записок и других внутренних деловых бумаг.

На крупном предприятии создается несколько десятков тысяч деловых бумаг в год, с документами работают тысячи сотрудников, а количество контрагентов измеряется сотнями. Как правило, такие предприятия территориально рассредоточены и имеют дочерние организации.

Среди факторов, которые влияют на делопроизводство крупного предприятия, выделим четыре основных. Автоматизация рутинных операций.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1).

Хотя автоматизация достаточно широко распространена на крупных предприятиях, рутинные операции встречаются часто.
Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора: 2 – во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке); 3 – во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п.

Пример изменения настроек файлов Excel (xlsx) без использования компонент.

Пример в 1С:Документооборот.

Обслуживаниеи внедрение

+7 (495) 374 55 29 Москва Статьи экспертов Полезная информация Пример изменения настроек файлов Excel (xlsx). 0 772 25.12.2020 Сергей Кулаженко Доброго времени суток, уважаемый читатель.

В этой статье я хочу рассказать об одном быстром методе изменения настроек файлов excel.

Данный способ я открыл для себя сам. И предлагаю его для ознакомления, а не как завершенный функционал.

Надеюсь, это будет полезно, и натолкнет Вас на продолжение данной темы. Предисловие: Дано: 1С:Документооборот 2.0. Серверный вариант. Excel установлен у некоторых пользователей локально, на сервере не установлен, и такой возможности нет. Задача: Реализовать возможность сохранения табличного документа в файл xlsx с обязательной альбомной ориентацией при печати страницы.

Табличный документ (печатная форма) формируется при записи внутреннего документа, и прикладывается файлом.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Как и Word, Excel при проверке орфографии сравнивает слова на рабочем листе со словами, находящимися в словаре. Проверка орфографии доступна при выборе команды Орфография из меню Сервис (Tools › Spelling).

Большинство используемых слов имеется в словаре. Словарь не включает некоторые собственные имена, наименования мест и технические термины.

Excel будет отмечать эти слова как ошибочные, но пользователь может оставить слово таким, каким оно было набрано. Иногда бывает необходимо открывать несколько рабочих книг одновременно, например когда объединяются данные из разных файлов.

  • Выберите Файл › Открыть (File › Open).
  • Выберите Открыть (Open).
  • Выделите необходимые для открытия рабочие книги. Для того чтобы выделить при помощи мыши последовательную группу книг, используйте клавишу SHIFT, чтобы выделить несмежные книги – CTRL.

Открытые рабочие книги могут быть размещены на экране одним из четырех способов: рядом, сверху вниз, слева направо, каскадом.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Функция Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам.

Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек. Если вводится одно начальное значение образца заполнения, то выделяется одна ячейка, если список с интервалом изменения данных, то необходимо выделить две ячейки,заполненные соответствующими данными. Итак:

  • Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения.
  • Установите курсор мыши на Маркере заполнения (рис. 84), маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки.
  • Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения).
  • Отпустите кнопку мыши.
  • Перетащите мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотите заполнить по образцу.

Рис.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Так же как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном.

По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, а также используемых панелях инструментов. Щелкнув кнопку Создать (New) на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию.